Para que un evento sea exitoso, es necesario que los invitados se queden hasta el final del mismo. Nadie quiere irse cuando se está pasando un buen momento o en el caso de una reunión o por ejemplo, un seminario, se está obteniendo información valiosa. Al proporcionar a tus invitados actividades entretenidas que los mantengan comprometidos durante todo el día, tendrás más facilidad para mantener a tus invitados enganchados hasta el final.
Ya sea que estés organizando una boda, quince años, baby shower, una conferencia o cualquier otro tipo de evento, debes mantener a tus invitados comprometidos y divirtiéndose en tu evento hasta la última canción o hasta el último orador.
Por eso, aquí les traemos estos cuatro consejos fáciles.
Crea Actividades que Fomenten la Participación con Otros Invitados
Tu evento va a tener una variedad de personas y tipos de personalidad. Algunas personas tendrán una inclinación natural para relacionarse y conocer a otros invitados, mientras que otros se sentirán más cómodos dentro de sus propios círculos. Al incluir actividades que fomenten la participación con los invitados, les das a tus invitados una razón para quedarse más tiempo mientras desarrollan nuevas conexiones y relaciones.
• Genera anticipación e interactúa con los asistentes a través de las redes sociales
• Crea grupos pequeños en tu evento para ayudar a los invitados a hacer contactos y conocer nuevas personas
• Realiza una sesión de preguntas y respuestas hacia el final
• Organiza juegos divertidos después de cierto tiempo para motivar a los asistentes.
Para eventos de todo el día o de varios días, crea un espacio tranquilo para los asistentes con comida, bebidas y asientos cómodos para que puedan descansar o repasar la discusión anterior. Crear múltiples áreas donde las personas puedan relajarse sin salir de tu evento reducirá el número de invitados que se van temprano solo para tomar un descanso o comer algo.
Ten un Audio/Visual y Sonido de Primera Calidad
Nada alejará a tus invitados más rápido que un audio ininteligible, una mala elección musical y visuales aburridos. El lugar que reserves, debe tener capacidades de audio/visual adecuadas para establecer el ambiente adecuado para tus invitados.
Asegurarte de que todos puedan escuchar al orador o músico desde cualquier rincón de la habitación.
Conoce a tu Audiencia
Si tu evento es para entusiastas de la música disco y rock, y tu elección musical son más de reggaeton, tus invitados no permanecerán mucho tiempo. Conocer a tu audiencia es crucial para planificar cualquier evento que mantenga a tus invitados hasta el final. Si bien puede ser imposible complacer a todos, aún puedes crear un evento que retenga a la mayoría de tus invitados.
• Crea una lista de música que sea más atractiva para tus invitados.
• Crea juegos o actividades que estén alineados con sus intereses.
• Organiza demostraciones sobre los productos o servicios discutidos en tu evento para atraer a tus asistentes.
Conocer a tu audiencia te ayudará a crear un evento que tenga un ambiente más personal y que sea memorable para tus invitados.
Guarda lo Mejor para el Final
Todos saben que el secreto para terminar una gran fiesta o evento es con un gran final. Tus mejores oradores, músicos y artistas querrán que la multitud esté anticipando su llegada. Sin embargo, tampoco quieres dejar todos tus mejores eventos hasta el final. El tiempo lo es todo.
Para eventos de varios días, cada día debería terminar con un orador principal, llevando hasta el orador principal en el último día. Si tus invitados solo van a uno o dos eventos, tener eventos similares que despierten su interés puede mantenerlos en el lugar entre los eventos que están allí para ver.
Ya sea que tu evento sea de medio día, completo o de varios días, planificar tus eventos y actividades que construyan la anticipación para el evento final puede darles a tus invitados lo mejor de su experiencia y mantenerlos en el lugar.